INFORMATIVA PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI ex art. 13 Regolamento UE 2016/679

SERVIZIO TELEFONICO «VOICE» CON REGISTRAZIONE CHIAMATE

SARDEX S.p.A., con sede in (09038) Serramanna, Viale Sant’Ignazio, 16, P.I. 03257760920, (in seguito, “Titolare”), in qualità di titolare del trattamento La informa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE n. 2016/679 (in seguito, “GDPR”) che i suoi dati personali saranno trattati con le modalità e per le finalità indicate nella presente Informativa (“Informativa”).

Premessa - Funzionamento del Centralino Sardexpay

La presente Informativa si applica al trattamento dei dati personali raccolti dal Titolare del Trattamento in occasione delle chiamate in entrata e in uscita dal Centralino Sardexpay.

Al fine di ottimizzare il servizio di assistenza e gestire le richieste di supporto, il Titolare si avvale di un servizio di contact center gestito tramite piattaforme cloud di terze parti, specificamente Amazon Connect e Salesforce (la “Piattaforma”).

Il Centralino Sardexpay è attivo dal Lunedì al Venerdì, dalle ore 09.00 alle ore 18.00.

In tali orari e previo rilascio del consenso esplicito, libero e facoltativo, la chiamata dell’Utente sarà instradata all’operatore più adatto a gestirla, registrata, analizzata e trascritta al fine di poter fornire il miglior servizio di Sardex.

Allo stesso modo, in caso la chiamata sia in uscita da parte dell’operatore di Sardex, prima di avviare la registrazione e i relativi trattamenti, sarà richiesto all’Utente di esprimere il proprio eventuale consenso.

In caso la chiamata avvenga al di fuori dell’orario di operatività del Centralino Sardexpay o in caso di mancata risposta da parte dell’utente (“Utente”), la chiamata viene chiusa automaticamente conservando solo numero di telefono, ora e data dell’avvenuta chiamata e registrandola con lo status “chiamata persa”.

Finalità del trattamento e relative basi giuridiche

La registrazione, la trascrizione in tempo reale, la sintesi automatizzata delle conversazioni e la loro conservazione vengono effettuate per ottimizzare la gestione della relazione con l’Utente, minimizzare i tempi di inserimento manuale delle note da parte del personale, garantire l'accuratezza, la completezza e l'aggiornamento costante della scheda dell’Utente. Il trattamento è quindi necessario per assicurare la massima qualità del servizio di Sardex, permettendo agli operatori, debitamente autorizzati, di accedere allo storico delle interazioni con l’Utente, in caso di successive gestioni o richieste di assistenza correlate.

I dati raccolti tramite il Centralino Sardexpay non sono utilizzati per finalità di profilazione commerciale o per attività di marketing.

Le basi giuridiche per tale trattamento sono:

• Consenso esplicito (Art. 6.1. lett. A- GDPR): prima che la registrazione abbia inizio un centralino automatico informa l'Utente che la chiamata potrebbe essere registrata e analizzata dall'intelligenza artificiale, raccogliendo il suo consenso (tramite tasto) prima di avviare il servizio.
• Esecuzione di misure contrattuali o precontrattuali (Art. 6.1. lett. B- GDPR): la gestione dei dati personali trattati tramite il Centralino Sardexpay serve ad adempiere alle richieste e/o a gestire il rapporto contrattuale in corso.
• Legittimo interesse del Titolare (Art. 6.1. lett. F- GDPR): Utilizzato per la conservazione dei file di log tecnici e per la tutela legale in caso di controversie (motivo per cui si conserva l'audio originale separato).

Modalità di trattamento

Il trattamento delle chiamate destinate al Centralino Sardexpay avviene mediante sistemi automatizzati di interazione e intelligenza artificiale. Durante la comunicazione, i dati vocali sono convertiti in formato testuale, in tempo reale, tramite la tecnologia di Amazon (AWS).

Periodo di conservazione dei dati personali

Segnaliamo che, nel rispetto dei principi di liceità, limitazione delle finalità e minimizzazione dei dati, ai sensi dell’art. 5 GDPR, il periodo di conservazione dei dati personali è stabilito per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono raccolti e trattati e nel rispetto dei tempi prescritti dalla legge e per le esigenze civilistiche connesse.

In particolare, i dati personali trattati tramite il Centralino saranno conservati per un termine massimo di 5 anni dalla cessazione dell'iscrizione al Circuito Commerciale.

Categorie di soggetti cui sono comunicati i dati personali

I dati potranno essere resi accessibili per le finalità sopra dettagliate:

• a dipendenti e collaboratori del Titolare nella loro qualità di autorizzati al trattamento;
• a società terze o altri soggetti (a titolo indicativo, fornitori di servizi, etc.) che svolgono attività in outsourcing per conto del Titolare, nella loro qualità di responsabili esterni del trattamento. Queste terze parti possono trattare i dati personali solo nella misura necessaria per erogare i loro servizi. I nostri responsabili del trattamento dei dati hanno l'obbligo contrattuale di trattare tali informazioni con la massima riservatezza. In particolare, i dati saranno trattati da:
  • HOSHI DIGITAL Ltd per la gestione del CRM tramite il Programma Gestionale SALESFORCE e per la memorizzazione, trascrizione in tempo reale e produzione della sintesi dei record VoiceCall.
  • AWS Amazon Web Services Inc. per i servizi in cloud connessi al Centralino

Il Titolare potrà inoltre comunicare i dati dell’Utente per le finalità di cui alla presente Informativa ai soggetti pubblici destinatari per legge, alle Autorità giudiziarie, nonché a tutti quei soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per finalità di legge. Detti soggetti tratteranno i dati nella loro qualità di autonomi titolari del trattamento.

I dati personali non saranno diffusi.

Trasferimento dati verso Paesi terzi

I dati personali sono conservati su server ubicati in Italia, in altri paesi dell’Euro zona e in server extra-UE. Il Titolare assicura che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, previa stipula delle clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea.

Diritti dell’Interessato

Nella sua qualità di interessato, l’Utente può beneficiare dei diritti elencati nell'art. 15 GDPR e precisamente:

1. Diritto di accesso ai dati personali;
2. Diritto di ottenere la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano;
3. Diritto di opporsi al trattamento;
4. Diritto di revocare il consenso, ove previsto (la revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso conferito prima della revoca);
5. Diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo italiana (“Garante per la Protezione dei Dati Personali” i cui dati di contatto sono indicati nel sito www.garanteprivacy.it).

Ove applicabili, ha altresì i diritti di cui agli artt. 16-21 GDPR (diritto all’oblio, diritto di limitazione di trattamento, diritto alla portabilità dei dati, diritto di opposizione).

Modalità di esercizio dei diritti

L’Utente potrà in qualsiasi momento esercitare i suoi diritti inviando:

• una raccomandata a.r. a SARDEX S.p.A., con sede in (09038) Serramanna, Viale Sant'Ignazio, 16, o una mail ordinaria a privacy@sardex.net
• una e-mail all’indirizzo dpo@sardex.net.

Titolare, DPO e Responsabili

Il Titolare del trattamento è SARDEX S.p.A., con sede in (09038) Serramanna, Via Serra, 44.

Il Responsabile della Protezione dei Dati (Data Protection Officer) cui è possibile rivolgersi per esercitare i diritti sopra elencati e/o per eventuali chiarimenti in materia di tutela dati personali è raggiungibile all'indirizzo mail: dpo@sardex.net

L’elenco aggiornato dei responsabili esterni del trattamento è custodito presso la sede legale del Titolare del trattamento.

Modifiche a questa Informativa

SARDEX si è impegnata a rispettare i principi fondamentali della privacy e della protezione dei dati. Pertanto, rivediamo periodicamente le nostre Informative al fine di mantenerle aggiornate e conformi ai principi sulla privacy e sulla protezione dei dati. Questa Informativa può essere modificata in futuro al fine di tenere il passo con i nuovi sviluppi e le opportunità associate a Internet e, soprattutto, al fine di mantenere la conformità alla legislazione vigente (europea e nazionale).

Eventuali modifiche che potremmo apportare alla nostra Informativa in futuro saranno pubblicate su questa pagina e, se necessario, potranno essere comunicate all’Utente via e-mail.

Ultimo aggiornamento: OTTOBRE 2026